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Diseño e implementación de modelos de formulación de costos para industrias manufactureras en la rama de laboratorios farmacéuticos

Hace algunos años atrás tuvimos la oportunidad de trabajar con Laboratorios Químicos XYZ (nos reservamos el nombre de nuestro cliente por temas de confidencialidad), empresa dedicada a la manufactura y comercialización de medicamentos genéricos. Durante la implantación del Sistema de Gestión Opal nos topamos con lo que quizás fue uno de los retos más interesantes dentro de dicho proceso de implantación.

Laboratorios Químicos XYZ había tenido serios problemas al tratar de implementar un esquema de formulación y costeo de sus productos como consecuencia de las pequeñas dosificaciones de materia prima e insumos por cada unidad de producto producido. Por ejemplo, una píldora de 40mgs contenía una cantidad X de determinado componente, pero al tratar de formular la unidad de producto terminado (en este caso la píldora de 40mgs) la cantidad requerida de dicho componente era tan pequeña que generaba problemas de aproximación y serios errores en el control de los inventarios de insumos. Laboratorios Químicos XYZ no conseguía un sistema que pudiese resolver este problema de una forma práctica y a un costo ajustado al presupuesto de la organización.

OpalSoft, C.A. en conjunto con el Equipo de Formulación de Laboratorios Químicos XYZ definimos e implementamos dentro del Sistema de Gestión Opal dos herramientas que nos permitieron dar solución al problema. La primera fue lo que denominamos Ficha de Elaboración, dicha Ficha de Elaboración fue desarrollada para cada uno de los productos del portafolio de Laboratorios Químicos XYZ; la segunda herramienta fue lo que definimos como Factor de Formulación, aquí establecíamos la dosificación de cada componente de materia prima e insumos necesarios para la elaboración de una unidad de producto terminado.

Los diversos Factores de Formulación utilizados para alimentar las Fichas de Elaboración se obtuvieron a través de la ejecución de procesos iterativos de formulación de cada uno de los productos hasta alcanzar el nivel optimo de cada Factor de Formulación en cuestión.

Una vez finalizados estos procesos iterativos se alimentaron las Fichas de Elaboración y al final este ultimo componente se conectó con los valores de los inventarios de materias primas e insumos que manejaba Laboratorios Químicos XYZ, de esta manera se logró desarrollar un sistema de costeo de productos que permitía hacer un drill down preciso de los costos de un producto hasta su mínima expresión, así como garantizar la optimización de los procesos de manejo y valoración de los inventarios de materias primas e insumos para Laboratorios Químicos XYZ.

Un sistema administrativo debe ser adaptado a las necesidades específicas del cliente; no el cliente adaptarse a las restricciones del sistema.

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Desarrollo e implementación de un modelo de optimización de despachos para una empresa mayorista

La empresa Distribuidora ABC (nos reservamos el nombre de nuestro cliente por temas de confidencialidad) es un distribuidor de productos de consumo masivo para el Canal Tradicional con su base de operaciones en la ciudad de Calabozo, Estado Guárico. La empresa en cuestión gestionaba su propia flota de vehículos de diferentes tamaños y capacidades con los cuales realizaba los despachos a sus clientes a nivel nacional.

En un principio Distribuidora ABC gestionaba su flota de vehículos de despacho de forma empírica. Esto tenía como consecuencia que en frecuentes ocasiones los vehículos salieran parcialmente cargados o en su defecto que los despachos asignados a los vehículos superaban la capacidad de carga máxima de los mismos y por ende era necesario ejecutar despachos adicionales. En ambos casos el impacto financiero era importante debido a que el costo del flete era fijo por cada ruta de despacho, por lo que se debía optimizar la carga en dichas rutas a fin de garantizar que el costo unitario de la mercancía despachada fuese el menor posible.

OpalSoft, C.A. en un trabajo conjunto con la directiva de Distribuidora ABC desarrollaron un modelo de optimización de cargas y rutas de despacho para la flota de vehículos de la compañía. Dicho desarrollo fue ejecutado a través de las siguientes fases:

1. Levantamiento de la información y entendimiento de los procesos de despacho: Trabajando en conjunto con el equipo de Logística de Distribuidora ABC se concluyó que lo recomendable era iniciar el proceso de gestión de los despachos a partir de los pedidos de los clientes y desde este punto manejar el requerimiento de vehículos y rutas. Analizando los procesos de despacho se observó de que el cliente manejaba 12 rutas principales en función de la ubicación geográfica de sus clientes y quedaba de parte de cada chofer el manejo de las sub-rutas para completar los despachos. Con base en esto, se definió la carga por cada una de las rutas en función de los niveles de facturación y pedidos de los clientes que se encontraban en dicha ruta.
2. Diseño e implementación de la nueva solución y metodología de despachos: Una vez que se tenía el dato de las 12 rutas principales de despacho, se modificó la tabla de clientes dentro del sistema Opal-Administrativo de manera de asignarlos a cada una de las 12 rutas de despacho. Posteriormente se desarrolló un algoritmo que permitía la distribución de la totalidad de los pedidos en cada una de las 12 rutas tomando en consideración las variables de peso, volumen y restricciones naturales de la ruta (por ejemplo, un despacho al Estado Amazonas tiene una parte del recorrido que debe hacerse en chalana, en consecuencia solo pueden utilizarse vehículos que transporten 3.5 toneladas como máximo). Los resultados del algoritmo antes mencionado indicaban el requerimiento de vehículos para cada una de las rutas, de esta manera el despachador podía asignar fácilmente los recursos logísticos necesarios para completar sus despachos de una forma óptima.
3. Puesta en marcha de la solución y periodo de pruebas: Una vez diseñado el modelo de optimización de despachos se puso a prueba durante 6 meses. En dicho periodo el cliente pudo observar incrementos importantes en los niveles de satisfacción de sus clientes debido a que se estaba cumpliendo con la oferta de servicios. Adicionalmente el cliente percibió mejoras en su estructura de costos logísticos entre 20%-25% en comparación con el periodo de tiempo similar manejado bajo la vieja metodología.

Un sistema administrativo debe ser adaptado a las necesidades específicas del cliente; no el cliente adaptarse a las restricciones del sistema.

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Diseño e implementación de un modelo de comisiones variables para el personal de ventas en empresas distribuidoras

Distribuidora XYZ (nos reservamos el nombre de nuestro cliente por temas de confidencialidad) es una empresa dedicada a la comercialización y distribución de productos de ferretería, específicamente tuercas, tornillos y arandelas, a nivel nacional. Distribuidora XYZ maneja un modelo de comisiones variables para los trabajadores de las áreas de Ventas, Despacho y Cobranzas; dicho modelo amarra los ingresos de dichos trabajadores a la gestión integrada que estos hagan de los clientes de la organización, de esta manera Distribuidora XYZ garantiza la optimización de los procesos de ventas y cobranzas así como también la calidad de la atención a sus clientes.

Cuando Distribuidora XYZ llega a OpalSoft, C.A., contaba con aproximadamente 25 trabajadores cuyos ingresos dependían del modelo de comisiones variables el cual era manejado de forma manual a través de cálculos ejecutados en Excel. Como era de esperarse la probabilidad de errores y los retrasos en los pagos de las comisiones estaban a la orden del día ocasionando malestar dentro del personal de Ventas, Despachos y Cobranzas.

OpalSoft, C.A. inicia un proceso de trabajo colaborativo con Distribuidora XYZ que dividimos en tres etapas:

1. Levantamiento de información: sosteniendo numerosas reuniones con el equipo de Nómina y la Gerencia de Distribuidora XYZ realizamos el levantamiento de la información para entender el complejo modelo de comisiones variables y cada uno de los posibles casos que podría estar manejando la organización dentro de sus operaciones diarias.
2. Diseño, integración e implementación: tomando como base la información obtenida en la primera fase, procedimos a plasmar el modelo de comisiones variables del cliente dentro del sistema Opal-Nomina, de manera de garantizar la integración del pago de las comisiones con el resto de los módulos de Opal automatizando de esta forma la totalidad de los procesos de pagos a los trabajadores.
3. Puesta en marcha y periodo de pruebas: debido a la complejidad del modelo de comisiones variables, éste fue puesto a prueba durante un periodo de 6 meses continuos de manera de poder hacer los ajustes correspondientes e incluir variables que hubiesen podido escapar en las reuniones iniciales. Luego de este periodo de prueba el cliente y sus trabajadores pudieron disfrutar de la precisión en los cálculos de la nómina, así como una reducción en los tiempos para el pago de las comisiones quedando pautadas para los primeros 5 días de cada mes.

Un sistema administrativo debe ser adaptado a las necesidades específicas del cliente; no el cliente adaptarse a las restricciones del sistema.

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Desarrollo e implementación del sistema Opal-Gestión Pública para un organismo público autónomo

La Corporación de Servicios XYZ (nos reservamos el nombre de nuestro cliente por temas de confidencialidad) es un organismo autónomo adscrito a la gobernación de uno de los Estados más importantes de Venezuela. La función de dicho organismo es brindar servicios de limpieza, mantenimiento, recuperación y rehabilitación de espacios y obras públicas dentro del Estado.

Antes de la implantación del sistema Opal-Gestión Pública, el organismo autónomo en cuestión presentaba los siguientes inconvenientes desde el punto de vista del manejo de sus procesos administrativos:

1. La gestión y los procesos burocráticos eran manejados de forma manual, lo que generaba fallas importantes dentro del cumplimiento de los tiempos de entrega y calidad de la información. Adicionalmente, esta forma de operar requería que el personal laborara sobre-tiempo para cumplir medianamente con los requisitos organizacionales.
2. Las funciones que realiza este tipo de organismos tiene como punto de partida el Presupuesto Anual, a partir del cual se desprenden todas las operaciones que tenga que realizar el ente. Debido a la falta de integración de los sistemas, las operaciones y el presupuesto eran manejados en hojas Excel, por lo cual la Gerencia de Presupuesto y Finanzas debía recabar la información en forma manual de cada una de las áreas funcionales del organismo.
3. Otra consecuencia de la falta de integración de sistemas, era que el manejo de la información se llevaba individualmente en las estaciones de trabajo de cada uno de los miembros del ente gubernamental; si una persona se retiraba, el proceso de recuperación de la información se hacía muy complejo retrasando aun más los procesos organizacionales.

OpalSoft, C.A. en conjunto con la Gerencia de Presupuesto y Finanzas de Corporación de Servicios XYZ desarrollaron un proyecto de automatización de los procesos de gestión, el cual estuvo conformado por las siguientes fases:

1. Levantamiento de información y automatización de los procesos: Trabajando en conjunto con cada una de las áreas funcionales se definieron las rutas para cada proceso ejecutado por el ente gubernamental; dichas rutas tenían como origen la existencia de una partida presupuestaria y a partir de ahí se fueron asignando cada uno de los pasos necesarios para el cumplimiento de la totalidad de los requisitos necesarios para completar el proceso.
2. Diseño e implementación de un modelo de control de gestión presupuestaria: Debido a que cada proceso tenía su origen en la existencia de una partida presupuestaria, se diseño un sistema de control de gestión totalmente integrado con los módulos administrativos del sistema Opal-Gestión Pública, garantizando al cliente total visibilidad de cada proceso, desde el momento que se iniciaba con la carga de una solicitud de requerimientos, hasta la culminación con la emisión del cheque de pago.
3. Integración de los módulos administrativos y de nómina de Opal-Gestión Pública con el módulo contable: Adicional al módulo de control de gestión presupuestaria, fue implementada la integración de los módulos administrativos y de nómina con el módulo de contabilidad, para garantizar que la información financiera del ente gubernamental estuviese siempre actualizada, recortando de esta forma los lapsos de entrega de información a la Directiva del cliente.
4. Implementación de una aplicación web en modo consulta: Por último y a fin de brindar una experiencia de libertad a la Directiva del organismo, se implementó una aplicación web para que los directores tuviesen la posibilidad de consultar la información financiera y administrativa de la organización en cualquier parte y a cualquier hora, sin necesidad de tener el software Opal instalado en su escritorio y sin depender de los reportes generados por los analistas de cada área.

Un sistema administrativo debe ser adaptado a las necesidades específicas del cliente; no el cliente adaptarse a las restricciones del sistema.